Update am 22.02.2024

Eben habe ich meine lange Jahre genutzten KolabNow-Adressen gelöscht. Seit Anfang 2024 versandte Nachrichten von der Absenderdomain kolabnow.com stammen also nicht von mir.

Ausgangslage

Agencies shall, to the extent consistent with applicable law, ensure that their privacy policies exclude persons who are not United States citizens or lawful permanent residents from the protections of the Privacy Act regarding personally identifiable information.

(Ziffer 14 einer Executive Order, welche Donald Trump am 25. Januar 2017 unterzeichnete)

Kaum hatte der EDÖB das Zustandekommen des Swiss-US Privacy Shields begrüsst, haben US-Präsident Trump und seine Verwaltung klar gemacht, dass nicht-US Personen und Institutionen soweit möglich vom Datenschutz ausgenommen werden sollen. c’t hat im Artikel «Sichere Häfen» zwar einige deutsche und europäische Alternativen zu amerikanischen Groupware- und Filehosting-Diensten aufgeführt. Für Kunden aus der Schweiz sind diese aber nicht attraktiv, da auch der deutsche Bundesnachrichtendienst BND die Daten von Nicht-Deutschen abgreift, wo er kann.

Das schien mir ein guter Anlass zu sein, meine bisher in einem G Suite-Konto von Google gehosteten Kalender- und Adressbuchdaten wieder in der Schweiz zu speichern.

Ich wollte mein Glück nochmals mit der Open Source-Groupware Kolab probieren, genauer mit dem Angebot KolabNow (ehemals MyKolab). Die Betreiberin Kolab Systems AG hat den Firmensitz in Küsnacht ZH und verarbeitet alle Daten gemäss eigener Aussage exklusiv in der Schweiz. Bezüglich Sicherheit ist SSL auf den Servern gut konfiguriert und sind Perfect Forwarding Secrecy (PFS) sowie DANE (DNSSEC) implementiert.

Wechsel

Google macht es einem vorbildlich einfach, die Daten eines G Suite-Kontos herunterzuladen. Und KolabNow unterstützt für Emails, Kontakte und Kalender Importe direkt aus über die Weboberfläche hochgeladenen Dateien. Wie ich bereits beim letzten Versuch merken musste, ist Kolab bezüglich Importen allerdings strikter als Google und Owncloud. Ausserdem setzen Google und Kolab Gruppen für Kontakte anders um, so dass die Gruppen der Kontakte im Moment nicht ohne weiteres übertragen werden können. Grundsätzlich würde ich aber allen empfehlen, den Import über die Weboberfläche von Kolab einfach mal auszuprobieren.

Vermutlich werden auf absehbare Zeit aber nicht alle mit dem erzielten Resultat zufrieden sein. Deshalb beschreibe ich unten, was ich vor dem Import mit den Daten gemacht habe.

Für den Import habe ich das E-Mail-Programm Thunderbird mit dem Lightning Add-On gemäss der Anleitung für KolabNow eingerichtet.

Kalender

Ich habe vor dem Import in der heruntergeladenen .ics-Datei meines Kalenders mit Notepad++ die folgenden Ersetzungen (reguläre Ausdrücke) vorgenommen:

1️⃣ Teilnehmerinfos auf jeweils eine Zeile bringen für die folgenden Ersetzungen :

^ATTENDEE;(.*)\r\n (.*)$

durch

ATTENDEE;\1\2

2️⃣ In den Teilnehmerinformationen meine bisherigen E-Mail-Adressen durch die KolabNow-Adresse ersetzen, damit Kolab erkennt, dass ich von den Terminen betroffen bin bzw. war:

;CN=(Oliver Waddell|email1@waddell.ch|email2@gmail.com|email3@domain.ch);X-NUM-GUESTS=0:mailto:(email1@waddell.ch|email2@gmail.com|email3@domain.ch)$

durch

;CN=Oliver Waddell;X-NUM-GUESTS=0:mailto:email4@kolabnow.com

3️⃣ In der Organizer-Info meine KolabNow-Adresse hinterlegen, damit der Termin von Kolab als eigener betrachtet wird und geändert werden kann:

^ORGANIZER;CN=(Oliver Waddell|email1@waddell.ch|email2@gmail.com|email3@domain.ch):mailto:(email1@waddell.ch|email2@gmail.com|email3@domain.ch)$

durch

ORGANIZER;CN=Oliver Waddell:mailto:email4@kolabnow.com

Anschliessend habe ich die Datei mit Thunderbird/Lightning auf den KolabNow-Server geladen. Ein kleiner Teil der Termine wurde nicht importiert, davon einer in der Zukunft. Welche genau nicht importiert werden konnten, liess sich in der Error Console überprüfen. Den nicht importierten zukünftigen Termin konnte ich per Copy & Paste im Thunderbird-Kalender übernehmen. Die anderen habe ich ignoriert.

E-Mail

Um mich nicht wieder mit Fehlern in den Headern meiner alten E-Mails beschäftigen zu müssen, habe ich sie jetzt aufgeteilt: Die vom aktuellen Jahr habe ich mit Thunderbird auf den KolabNow-Server verschoben, alle älteren habe ich mit Thunderbird in den E-Mail-Server auf meinem NAS verschoben. Emails fast aller meiner bisherigen E-Mail-Adressen lasse ich auf meine neue Adresse forwarden. Beim Antworten über die Weboberfläche steht als Absender meine KolabNow-Adresse.

Kontakte

Ich habe relativ viele Kontakte, die ich in Gruppen organisiert habe. Einige davon haben ein Foto. Einige haben mehr als drei hinterlegte E-Mailadressen. Um alle diese Infos behalten zu können, bin ich wie folgt vorgegangen:

1️⃣ Übernahme der Kontakte in das Adressbuch von macOS mit Synctastic bzw. Contacts Sync for Google Gmail (die Apps sind funktional identisch)

2️⃣ Export der Kontakte im VCard-Format (.vcf)

3️⃣ Bereinigen der E-Mail-Adressen und URLs meiner Kontakte in Notepad++, wobei dessen Funktion «Find All in Current Document» (nach dem regulären Ausdruck ^EMAIL;) eine grosse Hilfe war. Kolab importiert nur Kontakte, bei denen alle E-Mail-Adressen und URLs valide sind, in einem Fall wurde sogar ein Kontakt mit einer funktionierenden URL der Form domain.ch/#/#seite nicht importiert. In meinen Kontakten hatte ich einige Lotus Notes-Adressen gespeichert, anderswo waren Leerzeichen, ein Komma oder der E-Mail-Adresse vorangestellte Namen (Form \"Name\" <name@domain.ch>) das Problem.

4️⃣ Import über den Webclient von KolabNow

5️⃣ Vergleich der Anzahl Kontakte in den Gruppen, um zu überprüfen, ob tatsächlich alle importiert wurden

Erfahrungen

😀

• Alles kann (mit etwas Vor- und Nacharbeit) ohne Verluste übertragen werden.
• Die Synchronisation zwischen iPhone und dem KolabNow-Server klappt mit den Einstellungen in der guten Anleitung von KolabNow problemlos über CalDAV und CardDAV. Als Kalender-App verwende ich Timepage und bin sehr zufrieden damit (die vorinstallierte Kalender-App von Apple funktioniert auch).
• Die Weboberfläche (die auf Roundcube basiert) ist sehr gut bedienbar.

😐

• Im Moment unterstützt KolabNow keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), in der FAQ steht dazu «We currently do not have 2FA (Two Factor Authentication) as we are yet to find a suitably secure solution to offer our customers, however it is on our roadmap.»
• Die Suche nach Kontakten im Webclient ist mit teilweise mehr als fünf Sekunden Reaktionszeit langsam. Die Suche in meinen (wenigen) Emails ist viel schneller.
• Mit Thunderbird und dem SOGo Connector funktioniert das Aktualisieren von Kontakten nicht immer, selten erhalte ich sogar einen Serverfehler 500.
• Mit Gnome (Fedora Workstation 25) lässt sich das E-Mail-Konto nicht unter den GNOME Onlinekonten einrichten, die Einrichtung funktioniert aber direkt in Evolution.
• In den Clients erscheinen aktuell auch die IMAP-Ordner mit den Kalender- und Kontaktdaten, obwohl die darin enthaltenen Daten in der Form nicht richtig nützlich sind. Das wird sich aber mit dem Rollout von guam, einem IMAP Proxy, der aktuell in einer öffentlichen Beta-Phase getestet wird und diese Ordner herausfiltern kann, hoffentlich bald ändern.